Acervo pegue e monte: como organizar kits sem perder peça

Quem vive de pegue e monte sabe: o caos não está na criatividade. Está na falta de lista. A peça sai, volta incompleta, e o próximo evento já começa com improviso. Organizar o acervo é transformar “mesa principal rosa” num pacote com SKU, foto padrão, composição e checklist — o mesmo pacote na vitrine, na separação e na devolução.

Este é um SOP de ateliê, não um manual de ERP. Serve se você separa kit no sábado de manhã, fecha no WhatsApp e precisa que a ajudante ache a peça sem te ligar. O fluxo completo de cadastro, vitrine e pedido com data está na página de sistema para pegue e monte .

SKU e etiquetagem: cada peça tem nome e código

Peça sem código é peça que some no armário. Dê a cada item um SKU curto, legível na etiqueta e no cadastro. O padrão que funciona no ateliê é família + tipo + atributo: MPM (mesa principal), BAN (bandeja), 40 (medida). Escreva o mesmo código na fita da peça, na caixa e na composição do kit. Se a bandeja serve em dois kits, o SKU continua único — o que muda é a lista do kit, não o nome da peça.

• Etiqueta resistente (fita crepe de arquivo ou tag plástica) no verso ou na base, nunca na face que a cliente fotografa
• Código + nome curto: MPM-BAN-40 · Bandeja provençal 40 cm
• Cor da fita por família (rosa = mesa, verde = floral, azul = louça) para achar no armário sem ler tudo
• Mesmo SKU no cadastro do sistema, na lista impressa e na foto de referência da prateleira

Na prateleira, agrupe por kit que mais sai, não por “tipo de objeto no mundo”. Vasos da Mesa principal rosa ficam junto da bandeja da Mesa principal rosa. Peça coringa (castiçal que entra em três kits) ganha uma caixa própria, etiquetada, e aparece em todas as composições com a quantidade.

Padrão de foto: o kit montado, sempre do mesmo jeito

Foto solta no chão do ateliê não vende e não confere. A foto de catálogo é o kit montado, no ângulo que a cliente vai repetir na casa. A foto de acervo é a mesma montagem, com um cartão discreto do SKU do kit no canto — para a equipe conferir sem abrir o celular da dona.

• Fundo limpo e recorrente (parede clara, chão de madeira ou tecido neutro) — não mude o cenário a cada item
• Luz natural de manhã ou uma luz fixa; evite flash estourado que mente a cor do rosa
• Uma foto hero do conjunto + uma foto da composição espalhada (peças lado a lado) para a separação
• Não publique peça quebrada, suja ou de temporada passada; archive no cadastro em vez de deixar na vitrine

Composição: a lista é o kit, o nome é só o rótulo

Decoração não é um nome solto no WhatsApp. É um pacote: cada linha tem SKU, quantidade e valor de reposição. A cliente vê o que vem incluso; a equipe separa pela mesma lista; a devolução confere a mesma lista. Se a composição mora só na cabeça de uma pessoa, o acervo já está perdido.

• Nome comercial (o que a cliente lê): Mesa principal rosa
• Linhas de composição: SKU, descrição, quantidade
• Valor de reposição por peça (quebra) — não “a gente vê depois”
• Preço do kit na vitrine, separado da regra de quebra

Exemplo concreto: Mesa principal rosa

Use este kit como modelo de cadastro. Copie a estrutura para os outros 20 que mais alugam. Quantidades e medidas são as da operação — ajuste à sua prateleira, mas não deixe linha sem SKU.

• 1× MPM-BAN-40 — bandeja provençal rosa 40 cm (reposição R$ 90)
• 4× MPM-VAS-15 — vaso cerâmica rose 15 cm (reposição R$ 35 cada)
• 1× MPM-GUI-60 — guirlanda floral 60 cm (reposição R$ 80)
• 2× MPM-CAS-DOU — castiçal dourado 18 cm (reposição R$ 28 cada)
• 1× MPM-CAM-220 — caminho de mesa rosa 2,20 m (reposição R$ 55)
• 6× MPM-SOU-RG — sousplat rose gold (reposição R$ 18 cada)
• 1× MPM-ARR-CX — arranjo baixo de centro (reposição R$ 70)

Total de peças à conferir na saída e na volta: 16. Se a cliente pede “só a mesa, sem sousplat”, você altera a composição daquele pedido — não o cadastro-mãe do kit. O cadastro-mãe continua com as 16 peças. No WhatsApp, a mensagem cita o nome do kit e a exceção (“sem os 6 sousplats”).

Mesa principal rosa deixa de ser um áudio e vira 16 linhas. Quem separa, quem cobra quebra e quem publica a vitrine usa o mesmo papel.

Lista de separação (véspera do evento)

A véspera não é hora de inventar o kit. Abra o pedido com a data do evento, imprima ou deixe a composição na tela, e separe peça a peça contra a lista. Só feche a caixa quando a quantidade bater. Se faltar um vaso, o problema aparece sexta — não no sábado na casa da cliente.

• Confirme a data do evento no pedido (conflito de acervo aparece aqui, não na rua)
• Separe na ordem da composição, não “o que estiver à frente no armário”
• Marque cada linha (visto) na lista; peça coringa sai da caixa etiquetada e volta para ela
• Foto rápida do kit já embalado, enviada no grupo da equipe ou anexada ao pedido
• Cheque etiqueta de saída: nome da cliente, data, hora combinada de retirada ou entrega

Se dois pedidos no mesmo sábado usam o castiçal dourado, a lista de separação denuncia. A regra operacional é simples: o kit completo só sai se todas as linhas existem na prateleira naquela data. Sem data no pedido, essa conferência é chute — por isso o sistema para pegue e monte pede a data junto com o kit.

Checklist de devolução (no mesmo dia)

A cliente está cansada. Você também. Sem checklist, a peça “quase igual” vira prejuízo na próxima montagem. Use a mesma composição da Mesa principal rosa: 16 linhas, não “deu uma olhada na caixa”.

• Conferência item a item com a lista do pedido (quantidade e SKU)
• Foto da volta ao lado da foto da saída, se houver dúvida
• Marque mancha, trinca, lasca e falta no mesmo instante — não “depois eu vejo”
• Peça ok volta à prateleira do kit; peça suja vai para a fila de limpeza com a etiqueta visível
• Falta ou quebra: anote o SKU e o valor de reposição cadastrado

Quebra: regra escrita, cobrança no mesmo dia

Quebra sem preço cadastrado vira briga. O valor de reposição mora na linha da composição, não num PDF de 2019. Combine na saída (mensagem com kit + regra) e cobre na volta com foto + SKU. Cobrança tardia parece inventada; cobrança no mesmo dia, com a lista do pedido, parece profissional.

• Regra padrão visível: reposição de 100% do valor cadastrado da peça (ajuste se a sua política for outra, mas escreva)
• WhatsApp no mesmo dia: SKU, o que aconteceu, valor, como pagar
• Não negocie desconto de quebra no áudio — use a linha do cadastro
• Peça irrecuperável sai da composição até a reposição física entrar no estoque

Exemplo: voltou a Mesa principal rosa com dois vasos trincados (MPM-VAS-15). Dois × R$ 35 = R$ 70. A mensagem cita os SKUs e a foto. O kit só volta a ser publicado completo quando os dois vasos novos estiverem etiquetados na prateleira.

Rotina semanal para o acervo não desandar

Organizar uma vez não basta. Toda semana, depois do pico de sábado: reponha etiqueta solta, archive kit que não girou, atualize foto velha, e confira se a composição do sistema ainda bate com a caixa. Quinze minutos de prateleira evitam uma hora de caça na sexta.

• Segunda: conferência das devoluções que ficaram “para ver depois”
• Quarta: reposição de quebra e relabel (SKU ilegível = peça perdida)
• Sexta: pick list dos pedidos com data no fim de semana

Quando o pedido chega com data, composição e foto, a equipe já sabe o que separar — sem caça no armário. Cadastre o kit, publique na vitrine e feche no WhatsApp no mesmo fluxo descrito no sistema para pegue e monte .